Dile NO a las presentaciones aburridas

Acabábamos de contratar a Hernán como jefe de una unidad de negocio que operaba en nuestra sucursal. A poco de la primera visita de un cliente a nuestra sede, queríamos hacerles una súper presentación de desempeño que nos dejara muy bien parados ante sus ojos.

Para asegurarnos de estar bien preparados para sorprender gratamente al cliente, le organizamos a Hernán varias videoconferencias y entrenamientos, para que pudiera entender bien el modo cómo al cliente le gustaba que la información le fuera presentada.

Culminada la “ronda” de reuniones con los responsables (en la que yo también había participado), Hernán parecía listo para hacer historia en nuestra compañía: Había prestado mucha atención a los consejos; había hecho preguntas inteligentes a sus colegas y tomaba nota cuidadosa de las respuestas; había demostrado amplio conocimiento de la operación del cliente y de sus oportunidades de mejora con muy buena actitud.

A escasas 48 horas del día de la presentación, le pedimos a Hernán que nos hiciera un “Ensayo general” de lo que tenía previsto decirle al cliente a su llegada.

Para decirlo mal y pronto, el dichoso ensayo fue una pesadilla.

Las diapositivas que había preparado, llenas de charts con lo que se supone debería ser información importante sobre el desempeño, eran terribles. Las gráficas no se entendían, la secuencia de temas no guardaba ninguna lógica y daban la impresión (falsa) de que la operación era un caos.

Aparte de ello, la manera como Hernán hacía su presentación era muy mala: No se expresaba con claridad, resultaba insoportablemente aburrido y destilaba nerviosismo a cada paso.

Hubo que darle al buen Hernán un reciclaje muy rápido en técnicas de comunicación para que pudiera hacerlo mejor y así logramos salir del paso bastante bien.

Para evitar que algo similar te suceda a ti, creo que es buena idea poner en blanco y negro algunos de mis consejos para manejar mejor esas presentaciones de trabajo que a muchos hacen sufrir innecesariamente:

Escribe bonito.

Hay una mala costumbre generalizada de hacer informes muy aburridos y no hay ninguna razón para que esto sea así. Acostumbra contar buenas historias, que sean interesantes y que despierten la curiosidad de quienes las leen o las escuchan. Para ello, usa la información que has procesado y los hallazgos que has hecho y ponles un “toque” más humano. Verás cómo la gente va a prestar mucha más atención a tu trabajo. Tengo varios artículos al respecto: “Cansado de escribir documentos que nadie lee?…”; “La importancia de un buen comienzo” y “Mejora tu Storytelling”. Además quizás pueda servirte revisar mi carta “Quieres escribir cosas inolvidables?”.

Haz buenos charts.

Muchos – como Hernán – cometemos un error frecuente: Pensamos que la gente va a entender con claridad los cuadros y gráficas y eso nos sucede porque para nosotros (quienes hemos procesado la información) es absolutamente evidente a qué nos referimos. Pues bien, el resto no lo entiende con tanta facilidad. Procura siempre tener en cuenta estos consejos al elaborar tus charts:

Título informativo: Asegurase de incluir por lo menos nombre del cliente, nombre del servicio, periodo materia de análisis y el asunto que el chart está analizando (Ventas del periodo X, Calidad del asunto tal, etc.)

Aclara lo que cada uno de los ejes del diagrama representa: Por ejemplo, tiempo en meses en el horizontal y variación porcentual en el vertical.

Líneas de grosor adecuado: Asegúrate que las líneas de tus gráficas se vean con claridad. Entre 4 y 5 puntos de grosor en Excel va a estar OK.

Letra del tamaño correcto: Si el tamaño de la fuente es inferior a 14 puntos, es muy probable que no se vea claramente al momento de proyectar tu chart.

Precisa los límites: Si existe algún umbral de comportamiento aceptable de lo que quieres mostrar, señálalo con claridad (Por ejemplo: una línea roja punteada que indique dónde está el límite de 3% de fallos aceptables).

Destaca eventos relevantes: Si tu volumen de ventas por ejemplo muestra una subida extraordinaria o una caída terrible en algún momento, es bueno incluir en ese punto una nota que indique por qué ocurrió esto y si es un evento aislado o se va a repetir.

Incluye una conclusión: No todo el mundo tiene tiempo o ganas de revisar en detalle tu chart. Para los que no lo hacen (que suelen ser tus jefes y tus clientes) escribe una conclusión corta e informativa en cada una de tus gráficas.

Habla como un experto.

Al momento de presentarle a la gente los resultados de tus análisis, acostúmbrate a usar bien los recursos necesarios para hablar en público. No importa si lo haces en forma presencial o a través de una webcam, dedícate a pulirlos. Muy importante; ensaya. Párate frente a un espejo o grábate mientras haces tu presentación. Así verás que es lo que tienes que mejorar en términos de dicción y vocalización, postura, secuencia y ritmo de tu presentación entre otros factores. Tengo un par de artículos que puedes revisar si quieres más detalles: “Hablando en público como los grandes” Parte 1 y Parte 2.

No sabes la cantidad de disgustos y trasnoches que te vas a ahorrar si sigues estos sencillos consejos. Para muchos, hacer presentaciones de trabajo es un evento estresante, pero la ansiedad puede reducirse si trabajas con el método adecuado.