4 herramientas que necesitas para trabajar a distancia con tu equipo

Mucha gente piensa que no hay nada nuevo bajo el sol. Al fin y al cabo, los líderes de equipos remotos hacen las mismas cosas que hacen los líderes en la oficina: contratación, incorporación, revisiones de desempeño, registros semanales y más.

¿Será cierto eso?

En esencia sí. Solo que todo esto se hace … De forma un poco diferente. Y el tema es que nadie tuvo tiempo de prepararse para poder ser eficiente en las nuevas tareas. Por eso es que he decidido poner en blanco y negro algunos consejos, para ayudar a que el trabajo fluya un poco mejor en este nuevo escenario.

Nuestras nuevas conductas de trabajo en casa

De hecho, todos hemos podido constatar que hoy usamos muchas (muchísimas) llamadas de Zoom, Google Meet o cualquier plataforma por el estilo para mantenernos al día con nuestros equipos. Pero ya podemos darnos cuenta de que ello no es suficiente: Administrar a los empleados que trabajan desde casa el 100% del tiempo requiere más pensamiento estratégico y planificación intencional que simplemente recrear escenarios en la oficina en un mundo digital.

Ya sea que estés tratando de adaptarte rápidamente a administrar a tu equipo remotamente o de establecerte en el puesto a largo plazo, debes trabajar en crear una comunicación sólida, un desempeño y un crecimiento de los empleados. Puede parecer difícil, incluso poco intuitivo, al principio, pero es nuestro trabajo como líderes de personas el crear un excelente lugar para trabajar. Además, no hay nada mejor que tener un equipo productivo que es flexible, independiente y aporta diversas perspectivas a la mesa.

No por causa de la pandemia, sino desde mucho antes y por las características de mi emprendimiento, tengo un equipo que está repartido en 4 ciudades en tres países diferentes y estamos aprendiendo mucho y muy bien a trabajar y comunicarnos desde la localidad de cada uno. Así que lo que te voy a contar aquí tiene el respaldo de nuestra experiencia.

Afortunadamente, transferir tus habilidades gerenciales a un entorno remoto no requiere meses de capacitación. Puedes hacerlo con bastante rapidez dividiéndolo todo en cuatro pasos.

Paso 1: Dominar el arte de la comunicación en equipos remotos

Al igual que al diseñar un espacio físico de trabajo se tiene en cuenta una sección designada de escritorios, algunas salas de reuniones y un espacio informal en el comedor para que lo use el equipo; debes crear espacios comunes para tu equipo remoto donde puedan agruparse, acceder a los recursos, e incluso disfrutar de algunas bromas no relacionadas con el trabajo.

Estos son los elementos de una oficina remota que resulta importante configurar:

• Comunicación sincrónica para tener conexión constante y en tiempo real. Como mi equipo es chico todavía, a mí me va súper bien con Whatsapp. Tengo un chat para cada tema (Marketing, Estrategia, Contenidos, Tecnología, Finanzas) y lo utilizo para atender temas de urgencia. Sin embargo, hay muchas otras plataformas más completas para esto como Slack o Google Hangouts.
• Un espacio de trabajo digital para que todos puedan tener acceso completo al progreso de los proyectos, tareas y las asignaciones de quién está haciendo qué. Mi equipo y yo utilizamos Trello por su simplicidad y facilidad, pero hay otros más completos como Monday.com o Asana.
• Un espacio para reuniones de video, yo soy fan de Google Meet porque es gratuito y muy fácil de configurar y además te sirve para mantener al día tus compromisos en agenda, tema al que me referiré más adelante.
• Un calendario común, que muestra vacaciones y días festivos, lanzamientos importantes y fechas de vencimiento, y reuniones compartidas para que pueda ver visualmente la disponibilidad de todos. Obviamente, yo utilizo Google Calendar, que como dije, viene integrado al Meet.

Pero esto es solo el comienzo: también debes tener una conversación clara sobre cómo se utilizarán las herramientas y luego documentar toda esa información en un lugar abierto y accesible. Nosotros utilizamos el Google Drive, que te permite dar accesos generales o específicos a los integrantes del equipo y que (maravilla total) te hace posible trabajar desde cualquier lugar del mundo, solo con tu teléfono móvil. ¿Puedes pensar en algo más eco-friendly y libre?

Paso 2: Hacer que las reuniones 1:1 sean una ganancia para todos los involucrados

Es muy importante reforzar las relaciones con tu equipo en reuniones periódicas uno a uno. Una vez por semana es el nivel mínimo de comunicación cara a cara que debes tener con ellos. Programa una reunión periódica de media hora en sus calendarios y reserva 1 hora al mes para una discusión más larga si es necesario. Está bien si no necesitas todo el tiempo, pero nunca debes apresurarte en estas importantes videollamadas cara a cara.

Y sí, debes fomentar el uso de videos durante estas reuniones. Uno de los integrantes de mi equipo era renuente a mostrarse en cámara. Con el tiempo y a mucha insistencia del resto, se animó a contarnos la razón: Hacía mucho tiempo que no iba a la barbería (Por causa de la situación del Covid 19 en su ciudad) y le daba reparo que lo viéramos. Le insistimos tanto que venciendo sus miedos fue a cortarse el cabello y ahora lo vemos cuando conversamos con él.

Estas videollamadas son tu tiempo más valioso para construir la relación y controlar todo, desde el trabajo en progreso hasta los problemas personales y emocionales.

¿Cómo organizar el contenido de estas charlas?

Una buena idea es que para cada integrante de tu equipo, consideres cuatro áreas específicas:

• Temas para discusión: Nuevos asuntos que requieran ser atendidos
• Asuntos en curso: Temas tratados, pero no concluidos que requieran dar seguimiento. Va a evitar que se olviden de algo importante.
• Crecimiento: Asuntos que quieras tratar con el integrante de tu equipo para que vaya mejorando: Capacitaciones pendientes, proyectos especiales que quieras asignarle, mentorías, etc.
• Terminado: Lista de los asuntos que fueron ya concluidos. Esta es una excelente manera de dar seguimiento al progreso del trabajo del binomio entre tu y tu colaborador. Además, te da un motivo de celebración por los avances y dar feedback positivo para cuando haga falta cambiar el modo de ver las cosas.

Para esto, ya te dije, nosotros usamos Trello que permite administrar tarjetas con trabajos en cada tema.

Paso 3: Programa reuniones del equipo remoto que no pierdan tiempo

Tan importante como generar espacios uno a uno, necesitas construir un tiempo de presencia regular como un equipo completo. Descubrirás que la frecuencia de las reuniones necesarias aumentará y disminuirá. En tiempos de crisis, tu equipo remoto puede estar deseando una interacción más frecuente, mientras que pueden preferir menos reuniones cuando los plazos se acercan o el trabajo fluye bien. Dado que la flexibilidad es una de las mejores partes del trabajo remoto, no temas cambiar la frecuencia para adaptarte a las preferencias de tu equipo.

Sin embargo, anclar a tu equipo con una reunión semanal regular con todos presentes puede crear una estructura alrededor de la cual ellos pueden construir su horario. La clave es asegurarse de que el tiempo se use bien, ¡para que la gente realmente quiera aparecer y participar!

Notifica a todo el equipo para preparar la agenda de la reunión con anticipación y también programa algunos elementos recurrentes como felicitar por los trabajos bien hechos o discutir los aprendizajes recientes. También puedes considerar asignar a alguien para que tome notas de la reunión o grabe la reunión para que las personas que no puedan asistir puedan ponerse al día más tarde. Siempre ten un líder en la reunión para mantener a las personas conectadas y mantener el flujo.

Paso 4: Encuentra y fomenta el tiempo para la salud y la diversión del equipo remoto

Al igual que almorzarías, charlarías junto al dispensador de agua o saldrías a realizar actividades especiales de “team building” en una oficina, todas estas cosas se pueden reproducir en un espacio digital. Hacer que tu equipo se sienta cómodo con la socialización virtual es una de las cosas más importantes que puedes hacer para ayudar a tu equipo remoto a tener éxito. Todos necesitamos conexión, y tu equipo no es una excepción

Recuerda: Está bien (y se recomienda) utilizar el tiempo de trabajo para hablar sobre asuntos personales. (¿Recuerdas el integrante del mío que tenía temor de salir para ir al barbero? Si no lo hubiéramos preguntado, no lo hubiéramos sabido nunca)

Pídele a tu equipo que presente ideas sobre lo que les gustaría hacer o hablar, para que estén interesados ​​en los eventos. Considera reservar un presupuesto de programa para comprar juegos o libros para un club de lectura.

También puedes comenzar con algunas actividades rápidas de creación de equipos para videoconferencias. Lo más importante es que la gente lo disfrute y quiera participar: entre las que te sugiero usar están: “¿Qué se ve por tu ventana?”; “Dos afirmaciones ciertas y una falsa” o “Tu objeto favorito”.

¿Te interesa saber más de cómo poner en práctica estas actividades y de cómo manejar mejor el tiempo y los trabajos de tu equipo a distancia?. En general, ¿Quieres tener a la mano toda la batería de habilidades que te van a convertir en la/el líder más eficaz de equipos remotos? Tengo el curso que necesitas. Puedes encontrarlo aquí.

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Escrito por Francisco Grillo Arciniega